Programma Manager Binnenkant nieuw gemeentehuis

Omschrijving van de opdrachtgever

Aanleiding De bouw van het nieuwe gemeentehuis van de gemeente Haarlemmermeer is in volle gang. De verwachting is dat deze eind Q1 2027 wordt afgerond, waarna gestart kan worden met het traject voor ingebruikname. Het gebouw wordt casco opgeleverd. Dit betekent dat het daarna nog volledig moet worden ingericht, technisch ingeregeld en operationeel klaargemaakt voor gebruik. Ook moeten de verhuizingen plaatsvinden en de tijdelijke kantoren in Beukenhorst en Polderlanden leeg worden opgeleverd aan de verhuurders. De ingebruikname van het nieuwe gemeentehuis staat gepland voor februari 2028. Om een soepele overgang naar de nieuwe locatie te garanderen, is nauwe samenwerking en afstemming nodig tussen alle interne disciplines. Ervaring leert dat dit een programma op zichzelf is. Doel van de opdracht Het programma "Binnenkant nieuw gemeentehuis" zorgt ervoor dat bij de opening van het nieuwe gemeentehuis een volledig ingerichte, technisch ingeregelde en operationeel functionerende werkomgeving beschikbaar is voor bestuur, medewerkers, inwoners, ondernemers, samenwerkingspartners en andere bezoekers. Het programma richt zich op de samenhangende inrichting van werkplekken, publieks- en vergaderruimtes, ondersteunende faciliteiten en digitale systemen. Zo kunnen alle interne processen, facilitaire voorzieningen en diensten vanaf dag ??n soepel en effici?nt functioneren. Daarbij wordt nauw samengewerkt met alle betrokken interne disciplines en wordt gestuurd op kwaliteit, gebruiksvriendelijkheid, duurzaamheid en tijdige oplevering. Scope Om een succesvolle ingebruikname van het nieuwe gemeentehuis te verzekeren, draagt de programmamanager Binnenkant de verantwoordelijkheid voor de integrale co?rdinatie en aansturing van alle activiteiten rondom de inrichting, het technisch en organisatorisch inregelen, en het operationeel functioneren van het gebouw. Een gedetailleerd overzicht van de te co?rdineren activiteiten is beschikbaar maar in hoofdlijnen gaat het om het volgende: Gebouwinrichting en faciliteiten Selectie, inkoop en plaatsing van losse inrichting, zoals, bijvoorbeeld werkplekken, vergadermeubilair, kasten etc. Aanbesteding en implementatie van facilitaire diensten, zoals schoonmaak, catering, receptie, beveiliging, etc. ICT en audiovisuele middelen Installatie en migratie van ICT-, data- en telecomvoorzieningen. Aanschaf en/of verplaatsing van audiovisuele middelen voor vergaderruimtes, studio, raadzaal en publieksruimten. Implementatie en inregeling van Smart Building-systemen. Dienstverlening en werkprocessen Inrichting van publieksruimtes en het inregelen van de werkprocessen conform de visie op dienstverlening. Inrichting en ondersteuning van interne (facilitaire) dienstverlening. Verhuizing en ingebruikname Logistieke planning en uitvoering van de verhuizing van Raad, college en medewerkers. Communicatie en co?rdinatie richting Raad, college en medewerkers over de verhuizing. Het organiseren en uitvoeren van proefdraaidagen en testgebruik, voorafgaand aan de ingebruikname. Communicatie Externe en interne communicatie voor de diverse doelgroepen uit de lijnorganisatie. Organisatie van opleidingen en instructies voor het gebruik van het gebouw, systemen en voorzieningen. Implementatie en begeleiding van activiteitgericht werken, inclusief werkafspraken en adoptie door medewerkers. De opdrachtnemer is zelfstandig verantwoordelijk voor het door verschillende projectgroepen opleveren van de onderstaande opdrachtresultaten. Hierbij is het belangrijk dat de programmamanager de omstandigheden cre?ert en de projectgroepen zodanig adviseert dat zij een resultaat opleveren dat in samenhang met andere projectgroepen wordt opgeleverd, rekening houdend met het specifieke gebruik van een nieuw gemeentehuis. ?     Uitgewerkt, vastgesteld en uitgevoerd inrichtingsplan. ?     Voltooide aanbestedingen