Ondersteuning bestuurlijke secretari?le processen

Omschrijving van de opdrachtgever

De opdracht betreft het tijdelijk leveren van ondersteuning bij de inrichting, co?rdinatie en uitvoering van bestuurlijke secretari?le processen rondom de gemeentesecretaris en het college van burgemeester en wethouders. De opdrachtnemer draagt zelfstandig zorg voor het structureren en optimaliseren van werkprocessen, zodat afspraken effici?nt, tijdig en zorgvuldig plaatsvinden. De nadruk ligt op het aanbrengen van overzicht, structuur en voortgangsbewaking binnen bestuurlijke secretari?le processen.De opdrachtnemer levert zelfstandig de volgende resultaten op:Een effectief en overzichtelijke ingerichte agenda-en planningsstructuur voor bestuurlijke overleggen. Tijdig en volledig verzorgen van de vergaderstukken in NotubizEen gestructureerde en zorgvuldige afhandeling van (vertrouwelijke) correspondentieProfessionele organisatie van bestuurlijke bijeenkomst en werkbezoekenEen duidelijk en efficient ingericht communicatie- en contact proces voor interne en externe stakeholders. Werkzaamheden:  Co?rdineren en structureren van bestuurlijke agenda's;Voorbereiden en completeren van vergaderstukken;Bewaken van voortgang en deadlines binnen de bestuurlijke processen;Beheren van mailboxen en correspondentie;Organiseren van bijeenkomsten en bestuurlijke momenten;Afstemming met interne en externe stakeholders.