Meerinzicht Informatiemanager documentaire informatievoorziening

Omschrijving van de opdrachtgever

1. Context & Doel van de opdracht Gemeenschappelijke Regeling Meerinzicht verzorgt de bedrijfsvoering voor de gemeenten Ermelo, Harderwijk, Zeewolde en Meerinzicht (EHZM). Om te komen tot een toekomstbestendig en conform de Archiefwet geborgd informatiebeheer, voert Meerinzicht het programma Werken Aan Dossiers (WAD) uit volgens een Agile/Scrum-methodiek. Het lopende programma biedt een solide basis aan documentatie en praktijkervaring om direct op voort te bouwen. Uit analyses blijkt dat kwaliteitsverhoging en het inlopen van digitale archiefachterstanden vragen om het anders organiseren van werkzaamheden, niet om formatie-uitbreiding. Door processen (van ontvangen tot en met vernietigen) te harmoniseren en versnipperde werkwijzen te beëindigen, ontstaat binnen de huidige formatie de benodigde capaciteit voor kwaliteitsborging, advisering en regie. Ook worden eventuele maatwerkopdrachten inzichtelijk gemaakt, met als doel deze – bij gebleken noodzaak – ter besluitvorming voor te leggen aan de directie. Meerinzicht zoekt een stevige interim-Product Owner / Verandermanager met Agile-ervaring en kennis van informatiebeheer. De PO zet de inhoudelijke visie neer, stuurt op de geharmoniseerde standaard en rapporteert rechtstreeks aan de Programmamanager WAD. 2. Opdrachtomschrijving, Fasering & Takenpakket De Product Owner (PO) vormt de brug tussen strategie en uitvoering. Om de omvang van 12 uur per week haalbaar en scherp te houden, richt de PO zich primair op de prioriteringsafwegingen, PDC-kaders en dienstverleningsafspraken, afstemming met afdelingen/domeinen en de samenwerking met I&A. De verfijning van User Stories en dagelijkse werkvloerbegeleiding ligt bij de Senior Adviseur DIV / Scrum Master. Plan van Aanpak & Backlog: Herijken van het advies uit 2020 naar een Plan van Aanpak (anno 2026). Na goedkeuring door de Programmamanager richt de PO de Product Backlog op hoofdlijnen in voor uitvoering in een 2-wekelijkse sprintcadans. Dienstverlening & PDC: Opstellen van een organisatiebrede Producten- en Dienstencatalogus (PDC) en geharmoniseerde dienstverleningsafspraken voor EHZM. Ketenkwaliteit: Vastleggen van kwaliteits- en acceptatiecriteria voor informatie-aanlevering door de domeinen, waarmee onnodige correcties en herstelwerkzaamheden bij DIV worden voorkomen. Functionele afstemming I&A: Proactief signaleren van behoeften rondom geautomatiseerde archivering en procesintegraties. De PO vertaalt deze naar heldere functionele wijzigingsverzoeken en bespreekt of deze met prioriteit op de I&A-roadmap kunnen worden opgenomen. Bij een verschil van inzicht agendeert de PO dit — voorzien van advies — op de daarvoor ingerichte overlegtafel. Voortgang & Risicosturing: Bewaken van de inhoudelijke koers en actueel houden van een Risico- en Besluitenmatrix t.b.v. management- en bestuurlijk comfort. Escalatie & Borging: Bij weerstand of discussie over maatwerk tijdig escaleren richting Directie. Zorgen voor borging van resultaten en kennisoverdracht op de Drive van Meerinzicht. Fasering & Aanpak Fase 1: Plan van Aanpak, Herijking & Inrichting (Maand 1): Analyseren van de dienstverlening, herijken van het advies uit 2020 naar de situatie in 2026 en opstellen van het Plan van Aanpak. Na formele goedkeuring richt de PO de Product Backlog in op hoofdlijnen en start de 2-wekelijkse sprintcadans. (Let op: Goedkeuring van het PvA is een verplichte randvoorwaarde voor de vulling van de Backlog). Fase 2: Realisatie, Uitrol & Borging (Maand 2 t/m einde opdracht): Uitvoeren van het Plan van Aanpak via het Agile-ritme. De PO regisseert en prioriteert de Product Backlog, stuurt op geharmoniseerde werkprocessen en borgt samen met de Scrum Master de nieuwe werkwijze. Proces & Escalatie uitrol WAD domeinen Analyse & Kick-off: Verbetervoorstellen uit achterstanden worden door de Projectleider Achterstanden i.s.m. Recordsmanagement aangeleverd. De Programmamanager en PO lichten het Plan van Aanpak en dienstverleningsvoorstellen toe aan het DIV-manageme