Gemeenten, scholen en andere overheidsorganisaties geven jaarlijks tientallen miljoenen uit aan audiovisuele middelen. Van interactieve schermen en presentatiesystemen in vergaderzalen tot volledige AV-installaties in nieuwgebouwde scholen en gerenoveerde stadskantoren. Maar wie als AV-leverancier of ICT-specialist wacht op de publicatie van zo’n aanbesteding, is al te laat.

Wat valt onder AV-middelen aanbestedingen?

De scope van een aanbesteding audiovisuele middelen is breed. Het gaat om de levering, installatie en het onderhoud van schermen, projectors, geluidsinstallaties, videoconferentiesystemen en bijbehorende bediening, maar ook om advies over de inrichting van ruimtes en langlopende servicecontracten. Gemeente Enschede publiceerde bijvoorbeeld een raamovereenkomst voor AV-middelen in 85 vergaderruimtes, inclusief onderhoud, scholing en nazorg.

Opdrachtgevers zijn divers: gemeenten, provincies, onderwijsinstellingen, zorginstellingen en rijksoverheidsdiensten besteden allemaal geregeld AV-trajecten aan. Elk type opdrachtgever heeft zijn eigen aanbestedingslogica, met eigen drempelwaarden, gunningscriteria en looptijden.

Waar in het proces ontstaat de kans?

Een AV-aanbesteding ontstaat zelden plotseling. Ze is bijna altijd het gevolg van een vooraf zichtbaar besluit: een nieuwbouwplan voor een schoolgebouw, een renovatie van een gemeentelijk kantoor, een besluit om vergaderfaciliteiten te moderniseren of een huisvestingsplan dat door het college is goedgekeurd.

Gemeenten zijn wettelijk verantwoordelijk voor de huisvesting van scholen in het basis-, voortgezet en speciaal onderwijs, wat betekent dat investeringen in schoolgebouwen, inclusief de AV-inrichting, vrijwel altijd terug te vinden zijn in gemeentelijke huisvestingsplannen en begrotingen. Een middelbare school die een volledig nieuwe AV-installatie nodig heeft, begint dat traject niet bij de aanbesteding. Het begint bij een collegebesluit over huisvesting, een begrotingspost voor audiovisuele middelen of een raadsbesluit over de renovatie van een gebouw.

Voor AV-specialisten en ICT-leveranciers is dat het moment waarop je in beeld wilt zijn. Niet als inschrijver op een tender, maar als gesprekspartner die al weet wat er aankomt.

Beamer met gekleurd licht
Photo by Alex Litvin on Unsplash

Eerder aan tafel met PRYSM

De AV-leverancier die eerder in beeld is, heeft een structureel voordeel. Niet omdat hij beter is, maar omdat hij het gesprek al heeft gevoerd op het moment dat anderen nog moeten inschrijven.

PRYSM helpt je om dat moment te herkennen. Door dagelijks duizenden openbare documenten van gemeenten en onderwijsinstellingen automatisch te monitoren, signaleert het platform wanneer er een AV-investering aankomt. Zo ben je al op de hoogte van de kans, voordat deze op TenderNed verschijnt.
 

Wil je eerder weten welke organisaties een AV-investering plannen? Plan hier je demo.